Interview mit Sandra Sauter, HR-Leiterin bei RÖFIX AG Österreich
Unsere Kunden schätzen die Zuverlässigkeit unserer Zeiterfassungsmodule und wissen, dass sie sich auf unsere kontinuierliche Unterstützung verlassen können. Es erfüllt uns mit Stolz, wenn unsere Kunden zufrieden sind und ihre Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren. Aus diesem Grund möchten wir einige von ihnen näher vorstellen, denn ihre Erfolgsgeschichten sind unsere Inspiration, um stets innovative Lösungen zu entwickeln und unser Bestes zu geben.
Frederike: Herzlichen Dank für Deine Zeit. Bitte stell' Dich und RÖFIX kurz vor!
Sandra Sauter: Ich heiße Sandra Sauter, bin seit 5 Jahren Personalleiterin bei RÖFIX Österreich. RÖFIX gibt es seit 1888 und wir sind Hersteller von Baustoffprodukten wie zum Beispiel Mauermörtel, Betone, Renovier- und Sanierprodukte und bieten auch komplette Systeme wie z.B. Wärmedämmsysteme an. Wir haben also ein wirklich breites Produktspektrum. Wir sind B2B Anbieter und verkaufen unsere Produkte an Verputzer oder Baustoffhändler.
Frederike: Wie viele Mitarbeitende hat die RÖFIX Österreich?
Sandra: In Österreich haben wir 280 Mitarbeitende. Wir gehören zu einem Konzern, der europaweit tätig ist, mit fünf Baustoffmarken. Das Fink Zeitsystem haben wir für die österreichischen Mitarbeitenden eingeführt - für die sind wir zuständig.
Reisekostenabrechnung
Frederike: Gehen wir gleich "in medias res": Für RÖFIX wurde eine individuelle Lösung des Reisekostenformulars konzipiert. Wie können wir uns das vorstellen?
Sandra: Früher hatten wir Reisekostenformulare in Excel. Jeder und jede musste also wirklich einzeln die eigenen Reisekosten ausrechnen und einreichen und wir mussten geschätzt jede zweite Reisekostenabrechnung korrigieren, was ein enormer Mehraufwand war. Das neue Reisekosten-Tool von Fink Zeit rechnet aufgrund dessen, wie die Reise stattgefunden hat, nun den Betrag der Tagegelder direkt aus.
Automatisierung mittels Workflow
Frederike: Da steckt noch mehr drin als ein simples Reisekostenformular, oder?
Sandra: Richtig! Das Reisekostenformular wird direkt über einen Workflow digitalisiert. Das Formular startet bei den Vorgesetzten, die die Reise freigeben, dann wird es automatisch der Personalabteilung übermittelt, die kontrolliert, ob alles richtig eingetragen wurde und dann gehts zur Freigabe in die Buchhaltung - die ordnet auch noch das richtige Konto für die Mehrwertsteuerverrechnung zu - und zu den Auszahlungen der Lohnverrechnung.
Frederike: Was passiert jetzt automatisiert?
Sandra: Das Formular deckt unter anderem diese Reisekosten ab, sowie auch die Nächtigungsgelder. Sobald Belege dazukommen, wie zum Beispiel eine Hotelübernachtung oder ein Bewirtungsbeleg, ein Tankbeleg, kommt die Buchhaltung ins Spiel, weil wir Tagegeldabrechnung von Lohnverrechnung getrennt haben. Das heißt, wir haben eine Art Schnittstelle, wo sich dieses Dokument trennt: Ein Teil geht dann in die Buchhaltung und der andere Teil geht dann direkt in die Lohnverrechnung.
Tagegeldabrechnung über Integration des CRMs
Frederike: RÖFIX nutzt außerdem ein zusätzliches Tagegeldabrechnungstool, das speziell auf Eure Bedürfnisse abgestimmt wurde - wie funktioniert das?
Sandra: Dieses Tool wird von unserem Außendienst genutzt. Außendienstmitarbeitende erhalten Spesen für die Zeiten, die sie im Außendienst verbringen. Voraussetzung dafür, dass sie diese Spesen bekommen, ist, dass die Wegpunkte, die sie an dem Tag zurückgelegt haben, angeführt sind.
Da waren wir auf der Suche nach einer besseren Lösung und haben jetzt mit Fink zusammen einen Workflow entwickelt. Die einzelnen Termine werden im CRM eingegeben und dann automatisch von Fink Zeit übernommen. Das Fink System ZSW berechnet dann anhand dieser Daten automatisch, wie viele Stunden die Mitarbeitenden im Außendienst und wie viele Stunden Bürozeiten waren. Das funktioniert wirklich recht gut und man muss dann nicht mehr so viel manuell eingreifen wie früher.
Die Außendienstler können sich dann am Ende im Monat individuell die eigenen Daten ansehen, die automatisiert hereingekommen ist. Man muss keine doppelte Arbeit machen, also das funktioniert wirklich einwandfrei.
Formular für Tankbelege E-Autos
Frederike: Ihr habt seit kurzem noch ein weiteres Formular in Gebrauch - kannst Du uns das ein wenig erklären?
Sandra: Da gehts um unseren Fuhrpark. Wenn ein Mitarbeitender sein E-Auto zu Hause auflädt, muss das für das Finanzamt dokumentiert werden. Der Einfachheit halber wollten wir auch das über das Fink System abwickeln, da wir ja bereits die Formulare haben. Wir haben also der Fink Technik unsere Anforderungen geschildert und das wurde problemlos entwickelt und funktioniert auch.
Frederike: Kannst Du abschätzen, wie viel Zeit Euch diese Automatisierungen bei der täglichen Arbeit ersparen?
Sandra: Eher schwierig. Also bei uns in der Abteilung erspart das Reisekosten-Tool meiner Mitarbeiterin wirklich Zeit, die sie vorher mit Nachrechnen verbracht hat und jetzt für andere Dinge nützen kann.
Vielen Dank für das Interview, Sandra Sautner von RÖFIX! Hier geht's zu einem weiteren Teil des Interviews, in dem wir über automatische Auswertungen gesprochen haben!
Interessiert? Hier finden Sie zusätzliche Infos zum Modul Formularwesen.