Die Rhomberg Sersa Rail Group ist bereits seit einigen Jahren Kunde bei Fink. Als die Zeiterfassung modernisiert werden musste, wurde das Fink System ZSW zusammen mit anderen Tools geprüft und Fink bekam schlußendlich den Zuschlag. Warum und wie das Fink System länderübergreifend eingesetzt wird, erzählt Robert Lackner.
Frederike: Heute begrüße ich Robert Lackner zum Gespräch. Robert, danke, dass Du Dir Zeit für das Interview nimmst. Du arbeitest bei der Rhomberg Sersa Rail Group. Kannst Du uns zuerst ein wenig über das Unternehmen erzählen?
Robert: Hallo und danke für das Interview. Die Rhomberg Sersa Rail Group ist 2012 aus dem Zusammenschluss der Schweizer Sersa Group mit der österreichischen Rhomberg Bahntechnik entstanden. Seitdem hat sich das Bahntechnik-Unternehmen zu einem internationalen Komplettanbieter weiterentwickelt, der über ein nahezu lückenloses Leistungsspektrum in den Bereichen Bahnbau, Ausrüstung und Service verfügt. Wir sind international tätig, von Australien über Europa bis nach Nordamerika haben wir ca. 3.000 Mitarbeitende in 9 Ländern auf 3 Kontinenten. Unsere Kunden im DACH-Bereich sind die, die man kennt: ÖBB, DB, SBB oder die Wiener Linien.
Frederike: Wie lautet eure Mission, also Euer Auftrag an Euch selbst?
Robert: Die Bahn ist unser sicherster und umweltfreundlichster Verkehrsträger und damit die Mobilitätslösung der Zukunft. Deshalb setzen wir alles dran, die Bahninfrastruktur beständig zu optimieren – mit innovativen Konzepten, hochwertigen Lösungen und unter Einsatz modernster Technologien.
Frederike: Das klingt spannend - und was ist Deine Aufgabe, um diese Mission Wirklichkeit werden zu lassen?
Robert: Ich bin als Leiter der SHEQ-Abteilung seit 4 Jahren bei RSRG. SHEQ umfasst Safety, Health, Environment and Quality Management und in diesem Rahmen habe ich unter anderem den Roll Out von spezifischen IT Projekten unter mir - wie in diesem Fall zum Beispiel die Einführung des Fink Systems ZSW. Ich bin gelernter Bauingenieur, habe dann Softwareentwicklung und Wissensmanagement studiert und dann noch einen Master in Business Management gemacht und leite ein Team in den genannten Bereichen.
Frederike: Eine spannende Laufbahn - gratuliere!
Frederike: Wie fiel die Entscheidung für das Fink System ZSW?
Robert: Wir waren bereits Fink Kunden, da wir vorher Obelisk in Gebrauch hatten. Allerdings wollten wir ein moderneres System bzw. einen moderneren Zugang für unsere Mitarbeitenden zur Arbeitszeiterfassung. Dabei spielten auch Argumente wie gesetzliche Konformität - zum Beispiel beim Thema Ruhezeiten - und die Mitarbeitereffizienz eine entscheidende Rolle.
Frederike: Wie habt Ihr entschieden, dass Fink Euer Partner im Zeitmanagement bzw. in der Auftragszeiterfassung wird?
Robert: Also die Evaluierungsrunde war groß. Es war uns wichtig, einen regionalen Partner zu haben. und wir hatten bereits die Erfahrung gemacht, dass Fink schnell und kompetent ist, und auf unsere Anforderungen reagiert.
Frederike: Was war da am Anfang wichtiger für Euch: Effizienssteigerung oder 'Peace of mind'?
Robert: Da schlagen zwei Seelen in meiner Brust. Natürlich war es wichtig, schneller zu werden und die Effizienz des Systems ist wirklich von großem Nutzen im täglichen Gebrauch. Andererseits hatten wir ja wie gesagt schon die Erfahrung mit Fink - was eindeutig zum 'Peace of mind' beigetragen hat.
Frederike: Wie verlief die Einführung der Zeiterfassung?
Robert: Also wenn wir Deutschland als Beispiel hernehmen, dann hat es ungefähr 3 Monate gebraucht, bis wir alle Daten von Excel-Tabellen richtig im System hatten - und dann noch einmal 2 Monate, bis 90% der Stunden richtig gebucht wurden - unsere Mitarbeitenden mussten ja das digitale Stempeln erst erlernen.
Frederike: Dann gehen wir mal in medias res - bzw. zum Fink System, das ihr in Gebrauch habt: Wir haben für Euch ja - soweit ich weiß - unser elektronisches Zeiterfassungssystem individuell angepasst. Was nutzt Ihr wie und wo?
Robert (lächelt): Ja, das ist schon ein wenig komplex, was wir da haben. Hauptsächlich nutzen wir das Fink System ZSW in Österreich und in Deutschland, aber wir möchten es auch noch auf einige andere kleinere Instanzen ausweiten, wie zum Beispiel in Irland, wo es gerade getestet wird. Nicht zu vergessen, unsere Großbaustellen. Die spielen die Daten zurück in unser Hauptsystem. Die Erfassung der Arbeitszeit wird über Desktop bzw. über die Mobilversion gemacht, außerdem nutzen wir das Formularwesen. Dabei ist bei uns alles auf die Auftragszeiterfassung fokussiert.
Frederike: Wie "stempeln" Eure Mitarbeitenden?
Robert: Wir verwenden das Fink Softterm, also die Desktop-Version. Zusätzlich haben wir die Mitarbeitenden mit Handys ausgestattet, damit sie über die Mobil-Version buchen können.
Frederike: Was passiert mit den Daten, wer wertet diese aus?
Robert: Es gibt mehrere Instanzen und unterschiedliche Intervalle. Je nach den gesetzlichen Vorgaben bzw. internen Abläufen schauen die Teamverantwortlichen ein- oder zweiwöchentlich drauf und schicken die Daten dann in die Buchhaltung, die dann die Lohn- und Gehaltsverrechnung macht. Zudem prüfen unsere Baukaufleute die Daten - die verrechnen dann ja die erbrachte Leistung.
Frederike: Das bringt mich zur Erfassung der Auftragszeit: wie funktioniert das bei euch?
Robert: Also wir nutzen das Modul Auftragszeiterfassung für alle Buchungen. Alles wird sofort auf eine Kostenstelle gebucht - entweder auf ein Projekt oder gegebenenfalls auf eine Stammkostenstelle.
Frederike: Soweit ich informiert bin, habt ihr für Deutschland ein besonderes System des Datenaustausches. Kannst du uns bitte kurz erläutern, wie das funktioniert?
Robert: Wir sind gestartet mit einer Ausgangssituation, in der die Mitarbeitenden die Stunden jeweils 3x erfassen mussten, einmal im Bautagebuch, dann auf der Baustelle und im Stammhaus. Diese redundanten administrativen Tätigkeiten wollten wir mit dem neuen System vermeiden. Jetzt muss die Arbeitszeit einmal vor Ort auf der Baustelle mittels Bautagebuch erfasst werden, dieses wird automatisch mit Grunddaten aus dem Fink System der Geschäftsstelle ergänzt - auch da ersparen sich die Mitarbeitenden Arbeit - und zur Zentrale geschickt.
Frederike: Was für Formulare verwendet ihr?
Robert: Wir verwenden ein Reisekostenformular, ein Fahrtenbuch und seit neuestem in Deutschland auch ein Bautagebuch.
Frederike: Funktioniert das Länderübergreifend im DACH-Gebiet?
Robert: Im Reisekostenformular sind die Fahrtspesen automatisch hinterlegt. In Deutschland gibt es eine Spezialität: hier wird ist die Fahrtzeitberechnung hinterlegt, je nach Distanz vom Standort wird das kleine oder das große Taggeld berücksichtigt.
Frederike: Gibt es etwas, das für Dich besonders ist im Umgang mit dem Fink System ZSW?
Robert: Das Wesentliche für uns ist die individuelle Anpassbarkeit. Alles, was wir uns vorstellen können, können wir mit unserem Berater klären und umsetzen. (lacht) Das ist ein Segen und ein Fluch zugleich, da man sich vorher Gedanken darüber machen muss, ob der Prozess, den man umsetzen will, so auch wirklich Sinn macht. Das heißt, man muss mehr vorher überlegen, was man möchte, aber es ist alles möglich - wie z.B. ein Bautagesbericht. Und: um noch einmal darauf zurückzukommen: die schnelle Umsetzung war wirklich ein Highlight!
Frederike: Und nun auch die Gegenfrage: gibt es ein Lowlight?
Robert: Die Rechteverwaltung ist ziemlich kompliziert - was natürlich auch unserem System geschuldet sein kann. Aber hier haben wir oft Verständnisprobleme bei den Usern.
Frederike: Gibt es eine merkbare oder messbare Zeitersparnis seit dem Umstieg auf die Fink Arbeitszeiterfassung?
Robert: Ja. Die liegt weniger bei den Formularen als eindeutig beim Stempeln. Für Mitarbeitende ist dies wirklich eine Zeitersparnis. Ich stemple ein und aus und ändere gegebenenfalls dazwischen noch die Tätigkeit oder die Kostenstelle. Auch die Funktionalität, bei einer Nacherfassung einfach Stunden kopieren zu können, sind einzigartig und einfach sehr praktisch.
Vielen Dank für das Interview, Robert Lackner (Rhomberg Sersa Rail Group)!
Interessiert? Hier finden Sie zusätzliche Infos zur Fink Auftragszeiterfassung