Künz, Produzent von Handlingslösungen für jede Industrie
Interview mit IT-Application Manager Joachim Schipflinger
Es erfüllt uns mit Stolz, wenn unsere Kunden zufrieden sind und ihre Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren. Sie wiederum schätzen die Zuverlässigkeit unserer Zeiterfassungsmodule und wissen, dass sie sich auf unsere kontinuierliche Unterstützung verlassen können. Aus diesem Grund möchten wir einige unserer Kunden näher vorstellen, denn ihre Erfolgsgeschichten sind unsere Inspiration, um stets innovative Lösungen zu entwickeln und unser Bestes zu geben.
Frederike: Herzlich willkommen, Joachim Schipflinger und danke, dass Du Dir Zeit für das Interview nimmst. Künz ist vor allem in zwei Bereichen bekannt: Innovative Kranlösungen, die weltweit im Einsatz sind, sowie Lösungen für Energiegewinnung in der Wasserkraft. Das Unternehmen hat diverse Standorte in Europa sowie Werke in Vorarlberg, der Slowakei, Polen und den USA. Nun zu Dir: bitte stell Dich kurz selber vor.
Joachim: Ich bin seit drei Jahren bei Künz. Ich arbeite in der IT-Integration und leite dort Projekte und Teams, die aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen - z. B. HR, Netzwerktechniker:innen und Entwicklungsingenieur:innen und betreue unter anderem das inzwischen abgeschlossene Projekt Zeiterfassung und Support.
Entscheidung für Fink Zeitsysteme ZSW
Frederike: Warum seid Ihr auf die Fink Zeiterfassung umgestiegen?
Joachim: Wir hatten bereits eine Zeiterfassung - allerdings von einem kleinen Unternehmen. Da haben wir festgestellt: ohne großes Team im Background sind die Antwortzeiten bei Problemen oder Klärungsbedarf bezüglich des Programms oder der Rechenvorgänge im Hintergrund manchmal zu lange. Das war uns bei dem Wachstum, das wir selbst die letzten Jahre verzeichnen, einfach zu unsicher, um uns darauf zu stützen. Es wurden mehrere Anbieter eingeladen und wir haben uns gemeinsam mit den Fachbereichen Zeit genommen, um die Entscheidung zu treffen, da diese Bereiche dann ja das Programm autonom handhaben.
Der Personalabteilung hat die Flexibilität des Fink Systems gefallen, die Ansprechpartner und deren Kompetenz, sowie die Möglichkeiten, die das Fink System ZSW bietet. Wir haben gesehen, dass wir viel Zeit einsparen, wenn einmal alles komplett umgestellt ist. Und so haben wir begonnen, die Zeiterfassung vom alten System auf das Fink System ZSW umzustellen und anschließend auch das Zugangsmanagement durch die neue Fink Zutrittskontrolle zu ersetzen.
Frederike: Wie müssen wir uns diese Umstellung in so einem großen Unternehmen vorstellen?
Joachim: Das war schon eine große Nummer für uns, weil wir die komplette Hardware ausgetauscht haben - und das weltweit. Wir haben vier Produktionsbetriebe: zwei in Österreich, einen in der Slowakei und inzwischen produzieren wir auch in Polen. Zudem haben wir noch einige Kundendienststandorte in Italien, in den Niederlanden und den USA. Sogar zu den größeren Baustellen weltweit schicken wir Fink-Terminals in Metallboxen, damit die Mitarbeitenden ihre Zeiten problemlos stempeln können.
Frederike: Wie erfolgt die Einschulung für neue Mitarbeitende?
Joachim: Die Mitarbeitereinführung macht jede Abteilung selber. Das ist relativ schnell gezeigt. Bei neuen Mitarbeitenden in der IT mache ich eine etwas ausführlichere Einschulung. Da werden Fragen geklärt, wie folgende: Welche Schnittstellen gibt es? Wie sieht die Ansicht eines Admins aus? Was kann der Helpdesk?
Frederike: Ist es für Euch wichtig, das Know-how auch intern zu haben?
Joachim: Wir hatten früher immer recht lange Antwortzeiten, somit war der Wunsch da, mehr Kompetenzen selber zu haben - sowohl in der Software als auch im Handling der Hardware. Jetzt, mit dem System von Fink Zeitsysteme, lobt die Personalabteilung die Antwortzeiten jedes Mal. Das kannten wir davor nicht. Und was wir einfach sehr schätzen, ist die hohe Flexibilität. Wir äußern viele Wünsche, da bei Künz die Anforderungen für ein individuelles System sehr hoch sind - egal ob in der Zeiterfassung oder beim Zutrittssystem. Jedes Land, jedes Werk hat seine eigenen Regeln und Maßnahmen. Dazu kommen die ganzen Monteur:innen weltweit. Bei jedem Wunsch, den wir äußern, finden wir gemeinsam eine Lösung. Und darauf legen wir sehr viel Wert.
Installation der Fink Zutrittskontrolle
Frederike: Ihr wart unter den Ersten, die die neue Fink Zutrittslösung bekommen haben. Wie ist dabei die Integration des Fink Systems abgelaufen?
Joachim: Wir haben in allen Werken Onlinesteuerungen für Motorschlösser und Funkschlösser im Einsatz. Dazu gehören alle Zufahrtstore, Haupteingangstüren sowie Türen innerhalb der Werks- und Bürogebäude. In Vorarlberg haben wir die Installation vor Ort gezeigt bekommen und haben sie dann selber vorgenommen. Schwieriger war es dann, die Installation im Werk 2 selber zu machen, ohne es live zeigen zu können. Im Werk 3 haben wir eine externe Firma engagiert, um die Integration zu machen. Das hat reibungslos funktioniert.
Maßgeschneiderte Zutrittslösungen
Frederike: Welches waren jetzt diese individuellen Anforderungen, die Künz an das Fink Zutrittsmanagement hatte? Kannst Du mir hier ein Beispiel geben?
Joachim: Wir haben alle Türen, Rolltore und Zufahrtstore zu unterschiedlichen Zeiträumen offen beziehungsweise verschlossen. Diese können dann nur mit einem berechtigten Chip geöffnet werden. Ein spezielles Zufahrtstor ist nur zu gewissen Zeiten für LKWs in voller Breite geöffnet. Da gibt es Zeiten, bei denen dieses Tor für die Zufahrt der Mitarbeiter mit PKW und Fahrrad halb geöffnet ist und Zeiten, in denen es verschlossen ist und eben nur mit einem berechtigten Chip geöffnet werden kann.
Ein wichtiges Argument für das Fink System war auch die Livedatenübertragung des Status der Zutrittsmöglichkeiten. Wir prüfen damit vor allem die Außentüren und Tore. Da geht es einerseits um Sicherheit und andererseits um Datensicherheit für unsere Mitarbeitenden sowie Kund:innen.
Spesenberechnung und Sammelauftrag
Frederike: Auch in der Personalzeiterfassung habt Ihr spezielle Lösungen, oder?
Joachim: Ja, es gibt Mitarbeitende, die prinzipiell von Zuhause arbeiten und wenn sie dann doch in eines der Werke kommen zur Arbeit, wird automatisch die Spesenberechnung berücksichtigt. Das gilt auch für alle Monteur:innen. Wenn sie auf Montage gehen und mobil stempeln, dann werden automatisch Tage- und Nächtigungsgelder berechnet. Dies ist allerdings sehr komplex, da es einige spezielle Bedingungen gibt.
Frederike: Eine individuelle Lösung für Euch ist auch der Sammelauftrag des Moduls Auftragszeiterfassung - was ist das genau?
Joachim: Da geht es darum, dass bei verschiedenen Kundenaufträgen immer dieselbe Tätigkeit, wie z.B. Lackieren, gemacht werden muss. Diese Tätigkeit wird dann für verschiedene Aufträge zusammengefasst. Das Fink System teilt die Stunden automatisch auf Basis von vordefinierten Prozentanteilen der Aufträge auf. Somit ist klar, an welchem Auftrag wie viel gearbeitet worden ist.
Auswertungen werden intensiv genutzt
Frederike: Nützt die Personalabteilung die Auswertungen und wenn ja, wie oft?
Joachim: Bei der Zutrittskontrolle erfolgen die Auswertungen punktuell, aber häufig. Bei Fragen seitens der Mitarbeitenden kann hier nachgeschaut werden. Auch die Personalzeit- und Auftragszeitauswertungen werden sehr unterschiedlich genutzt und auch hier werden täglich Auswertungen gemacht. Fink Zeitsysteme hat sehr viele verschiedene Auswertungen für uns eingerichtet und es kommen immer noch Anforderungen dazu. Die Abteilungsleiter:innen machen ohnehin jeden Monat Auswertungen zu ihrem Team, um den Überblick zu behalten.
Zeitersparnis in der Administration
Frederike: Gibt es durch den Einsatz des Fink System ZSW eine Zeitersparnis im administrativen Bereich?
Joachim: Ja, das spart Zeit. Das war auch Teil des Projekts, dies zu evaluieren. In der Personalverrechnung haben wir einen engen Zeitrahmen, bis alle Daten dokumentiert und kontrolliert sind, um dann die Löhne und Gehälter auszuzahlen. Früher hat das oft nicht geklappt und wir mussten einen Teil abrechnen und einen Teil im nächsten Monat nacharbeiten. Außerdem haben wir zum Beispiel auch begonnen, die Arbeitszeitverletzungen im System zu dokumentieren, was früher manuell gemacht werden musste.
Mit dem Fink System ist die gesamte Abwicklung wesentlich schneller und übersichtlicher. Da spart man sich auf jeden Fall viel Zeit. Zusätzlich ist es für uns einfacher, Informationen nachzuschlagen und wir haben vielfältigste Möglichkeiten zur Datenauswertung.
Vielen Dank für Deine Zeit und das Gespräch, Joachim Schipflinger (Künz)!
Interessiert? Hier finden Sie zusätzliche Infos zum Fink Zugangsmanagement.