Die Anforderungen an die Dokumentation von Arbeitszeiten werden in Deutschland 2026 deutlich strenger. Unternehmen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter systematisch und manipulationssicher erfassen – per Gesetz.
Hintergrund ist die Umsetzung des EuGH-Urteils vom Mai 2019 (C-55/18) sowie die damit verbundene Novellierung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Was lange auf sich warten ließ, wird voraussichtlich im Juni nun zur verbindlichen Pflicht.
Zettel, Excel-Tabellen oder bloße Vertrauensarbeitszeit reichen künftig nicht mehr aus. Das Gesetz sieht vor, dass die Zeiterfassung elektronisch zu erfolgen hat – mit wenigen, klar definierten Ausnahmen für Kleinstbetriebe. Das bedeutet: Wer noch kein digitales System im Einsatz hat, muss jetzt handeln.
Erfasste Arbeitszeiten müssen für mindestens zwei Jahre revisionssicher gespeichert werden. Die Daten müssen jederzeit auf Verlangen der Behörden vorgelegt werden können – ein manuelles Abheften von Ausdrucken genügt dabei nicht mehr.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhalten das Recht, ihre eigenen Arbeitszeitdaten einzusehen. Ein modernes Zeiterfassungssystem muss diesen Self-Service-Zugang unterstützen – entweder über ein Web-Portal oder eine mobile App.
Die Behörden sind angewiesen, Verstöße gezielt zu ahnden. Bei Nichterfüllung drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro je Verstoß (Ordnungswidrigkeit). Besonders im Fokus: Branchen mit hoher Teilzeitquote, Schichtbetrieb und mobile Belegschaften.
Die neuen Regelungen werden Unternehmen jeder Größe treffen – vom mittelständischen Handwerksbetrieb bis zum internationalen Konzern mit deutschen Niederlassungen. Besonders Firmen, die bisher auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben, stehen vor einem echten Umstellungsprozess.
Finkzeit begleitet Unternehmen seit über 50 Jahren bei der Einführung und dem Betrieb professioneller Zeiterfassungssysteme. Unsere Lösungen sind von Grund auf so konzipiert, dass sie gesetzliche Anforderungen erfüllen – heute und morgen.
Die Übergangsfrist läuft. Unternehmen, die jetzt in eine professionelle Zeiterfassungslösung investieren, sind nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite – sie gewinnen auch wertvolle Einblicke in ihre Personalkosten, Produktivität und Planungssicherheit.
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