Die Anforderungen an die Dokumentation von Arbeitszeiten werden in Deutschland 2026 deutlich strenger. Unternehmen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter systematisch und manipulationssicher erfassen – per Gesetz.
Neue gesetzliche Pflichten – bekannte Herausforderungen
Hintergrund ist die Umsetzung des EuGH-Urteils vom Mai 2019 (C-55/18) sowie die damit verbundene Novellierung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Was lange auf sich warten ließ, wird voraussichtlich im Juni nun zur verbindlichen Pflicht.
Was konkret neu ist
1. Verpflichtende elektronische Zeiterfassung
Zettel, Excel-Tabellen oder bloße Vertrauensarbeitszeit reichen künftig nicht mehr aus. Das Gesetz sieht vor, dass die Zeiterfassung elektronisch zu erfolgen hat – mit wenigen, klar definierten Ausnahmen für Kleinstbetriebe. Das bedeutet: Wer noch kein digitales System im Einsatz hat, muss jetzt handeln.
2. Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren
Erfasste Arbeitszeiten müssen für mindestens zwei Jahre revisionssicher gespeichert werden. Die Daten müssen jederzeit auf Verlangen der Behörden vorgelegt werden können – ein manuelles Abheften von Ausdrucken genügt dabei nicht mehr.
3. Transparenz für Arbeitnehmer
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhalten das Recht, ihre eigenen Arbeitszeitdaten einzusehen. Ein modernes Zeiterfassungssystem muss diesen Self-Service-Zugang unterstützen – entweder über ein Web-Portal oder eine mobile App.
4. Verschärfte Kontrollen und Bußgelder
Die Behörden sind angewiesen, Verstöße gezielt zu ahnden. Bei Nichterfüllung drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro je Verstoß (Ordnungswidrigkeit). Besonders im Fokus: Branchen mit hoher Teilzeitquote, Schichtbetrieb und mobile Belegschaften.
Was das für Ihr Unternehmen bedeutet
Die neuen Regelungen werden Unternehmen jeder Größe treffen – vom mittelständischen Handwerksbetrieb bis zum internationalen Konzern mit deutschen Niederlassungen. Besonders Firmen, die bisher auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben, stehen vor einem echten Umstellungsprozess.
- Bestandssysteme müssen auf Konformität geprüft werden
- Prozesse für Korrekturen und Genehmigungen müssen digital abgebildet sein
- Die Integration mit Lohnbuchhaltung und HR-Systemen sollte reibungslos funktionieren
- Datenschutz (DSGVO) und Betriebsvereinbarungen sind einzuhalten
Finkzeit: Rechtssicher von Anfang an
Finkzeit begleitet Unternehmen seit über 50 Jahren bei der Einführung und dem Betrieb professioneller Zeiterfassungssysteme. Unsere Lösungen sind von Grund auf so konzipiert, dass sie gesetzliche Anforderungen erfüllen – heute und morgen.
- Manipulationssichere Erfassung – per Terminal, Web oder Smartphone
- Revisionssichere Speicherung – alle Daten DSGVO-konform und auditierbar
- Mitarbeiter-Selfservice – Einsicht, Korrekturanträge und Urlaubsplanung im Überblick
- Nahtlose Integration – in führende Lohnbuchhaltungs- und ERP-Systeme
- Persönlicher Support – durch erfahrene Berater direkt aus Österreich
Jetzt handeln – bevor der Gesetzgeber es erzwingt
Die Übergangsfrist läuft. Unternehmen, die jetzt in eine professionelle Zeiterfassungslösung investieren, sind nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite – sie gewinnen auch wertvolle Einblicke in ihre Personalkosten, Produktivität und Planungssicherheit.
Möchten Sie wissen, ob Ihre aktuelle Zeiterfassung den neuen Anforderungen standhält? Unser Team berät Sie unverbindlich und zeigt Ihnen, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
